Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy i jak nas znaleźć

Twoja prywatność jest dla nas bardzo ważna, ponieważ przekazujesz nam swoje dane w zaufaniu, a nasze usługi opierają się na nim. Ten dokument tłumaczy jakie informacje przetwarzamy, jak je zabezpieczamy oraz jak ich używamy. Administratorem Twoich danych osobowych jest Convictus Jagielloński Spółka Akcyjna sp.k. (adres: ul. Józefa Marcika 4 lok. II/3, 30-443 Kraków) wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000747812, NIP: 6793173826, REGON: 3811233536. Możesz skontaktować się z nami również za pośrednictwem e-mail na adres: gm@convictus.pl.

2. Dlaczego przetwarzamy Twoje dane osobowe

GOŚCIE HOTELOWI

Jeżeli jesteś Gościem naszego hotelu – przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu wykonania łączącej nas z Tobą umowy o świadczenie usług hotelarskich, w tym obsługi rezerwacji, dokonania zameldowania oraz zapewnienia prawidłowego przebiegu i rozliczenia Twojego pobytu w naszym hotelu. Twoje dane możemy przetwarzać także w celu realizacji ciążących na nas obowiązków prawnych, w tym obowiązków podatkowych oraz wymogów rachunkowości. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest więc art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy), oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze). Ponadto, podstawą prawną przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem). Tym prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienie sobie przez nas możliwości udowodnienia, w razie sporu z Tobą, treści łączącej nas umowy oraz tego, że wykonaliśmy ją należycie.

OSOBY TRZECIE REZERWUJĄCE LUB OPŁACAJĄCE POBYT GOŚCI HOTELOWYCH

Jeśli dokonujesz rezerwacji w imieniu naszego Gościa lub opłacasz jego pobyt w naszym hotelu – przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu wykonania łączącej nas z Tobą umowy o świadczenie usług hotelarskich, w tym obsługi rezerwacji Gościa, dokonania zameldowania oraz zapewnienia prawidłowego przebiegu i rozliczenia pobytu Gościa w naszym hotelu. Twoje dane możemy przetwarzać także w celu realizacji ciążących na nas obowiązków prawnych, w tym obowiązków podatkowych oraz wymogów rachunkowości. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest więc art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy), oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze). Ponadto, podstawą prawną przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem). Tym prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienie sobie przez nas możliwości udowodnienia, w razie sporu z Tobą, treści łączącej nas umowy oraz tego, że wykonaliśmy ją należycie.

KONTAKT Z HOTELEM

Jeśli kontaktujesz się z nami osobiście lub za pośrednictwem maila, telefonu bądź formularza kontaktowego, przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu jak najlepszej odpowiedzi na zadane nam pytania. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest więc art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (osoba której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów).

MONITORING WIZYJNY NA TERENIE HOTELU

W związku ze stosowaniem monitoringu wizyjnego obejmującego części ogólnodostępne, korytarze, parking, wejścia do budynku, restaurację oraz teren wokół budynku, przetwarzamy Twoje dane osobowe w postaci wizerunku, utrwalanego przez zainstalowane tam kamery. W tym przypadku, podstawą prawną przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem). Tym prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienia bezpieczeństwa Gościom i pracownikom hotelu oraz ochrona mienia.

SERWIS INTERNETOWY WWW.CONVICTUS.PL

Rezerwacja pobytu w naszym hotelu możliwa jest w sposób tradycyjny lub za pośrednictwem serwisu internetowego dostępnego pod adresem: https://convictus.pl (dalej: „Serwis„). Przetwarzamy dane każdego użytkownika Serwisu charakteryzujące sposób korzystania przez niego z mojej strony internetowej (są to tak zwane dane eksploatacyjne). Przetwarzanie to obejmuje automatyczny odczyt unikalnego oznaczenia identyfikującego zakończenie sieci telekomunikacyjnej lub system teleinformatyczny, z którego korzystasz (czyli Twojego adresu IP), a także datę i czas serwera, informacje o parametrach technicznych oprogramowania i urządzenia z którego korzystasz (np. czy przeglądając naszą stronę korzystasz z laptopa czy z telefonu), jak również miejsce z którego łączysz się z naszym serwerem. Informacje te mogą być przez nas wykorzystane do celów badania rynku oraz do poprawy działania strony. Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi z Serwisu. Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania stroną. Podstawą prawną do operacji przetwarzania danych eksploatacyjnych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora). Tym prawnie uzasadnionym interesem jest umożliwienie diagnostyki błędów w Serwisie i poprawa jego jakości. Jak niemal wszystkie inne strony internetowe, wykorzystujemy pliki cookies. Cookies to niewielkie informacje tekstowe, przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym (np. komputerze, tablecie, smartfonie), które mogą być odczytywane przez nasz system teleinformatyczny. Cookies pozwalają nam:

• zapewnić prawidłowe funkcjonowanie strony,
• poprawić szybkość i bezpieczeństwo korzystania ze strony,
• korzystać z narzędzi analitycznych,
• korzystać z narzędzi marketingowych i remarketingowych, w tym takich które zakładają profilowanie w rozumieniu RODO.

W tym przypadku również podstawą prawną mojego działania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora). Tym prawnie uzasadnionym interesem jest lepsze działanie Serwisu oraz prowadzenie przez nas działań marketingowych. Podczas pierwszej wizyty w naszym Serwisie wyświetlana jest Ci informacja na temat stosowania plików cookies. Zaakceptowanie lub zamknięcie tej informacji oznacza, że wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies zgodnie z postanowieniami niniejszej polityki prywatności. Zgodę zawsze możesz wycofać, usuwając pliki cookies oraz zmieniając ustawienia plików cookies w Twojej przeglądarce. Pamiętaj jednak, że wyłączenie plików cookies może powodować trudności w korzystaniu z Serwisu, jak również z wielu innych stron internetowych, które stosują cookies. Wykorzystujemy pliki cookies własne oraz pochodzące od podmiotów trzecich. Nasz Serwis, podobnie jak większość współczesnych stron internetowych, wykorzystuje funkcje zapewniane przez podmioty trzecie, co wiąże się z wykorzystywaniem plików cookies pochodzących od podmiotów trzecich. Wykorzystujemy cookies do śledzenia statystyk strony, takich jak liczba osób odwiedzających, rodzaj systemu operacyjnego i przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony, czas spędzony na stronie, odwiedzone podstrony etc. Możesz skorzystać z ustawień swojej przeglądarki internetowej w celu kontrolowania plików cookies lub uniemożliwienia akceptacji niektórych lub wszystkich plików cookies. Aby uzyskać więcej przydatnych informacji na temat blokowania plików cookie za pomocą różnych przeglądarek, odwiedź stronę www.allaboutcookies.org. Może zablokować lub usunąć wszystkie lub niektóre pliki cookies. Blokowanie lub usuwanie plików cookies może jednak ograniczyć korzystanie z pełnych możliwości Serwisu.

3. Jakie dane osobowe przetwarzamy

Zawsze staramy się by przetwarzać tylko te dane osobowe, które są niezbędne i w minimalnym zakresie, przy czym możemy przetwarzać następujące dane osobowe:

• jeśli jesteś naszym Gościem, dokonującym rezerwacji stacjonarnie lub przez internet:
  1. imię i nazwisko,
  2. numer telefonu,
  3. adres poczty elektronicznej,
  4. charakter pobytu (prywatny lub służbowy),
  5. w przypadku wystawienia rachunku – dane konieczne do wystawienia rachunku,
  6. w przypadku wystawienia faktury VAT – dane konieczne do wystawienia faktury VAT.
  Zauważ, że możesz podać nam również swoje uwagi do rezerwacji oraz życzenia specjalne. Umieszczając tam dane osobowe, wyrażasz zgodę na ich przetwarzanie w zakresie niezbędnym do realizacji żądania.
• jeśli jesteś podmiotem dokonującym rezerwacji za Gościa:
  1. imię i nazwisko,
  2. numer telefonu,
  3. adres,
  4. państwo,
  5. region/województwo,
  6. kod pocztowy.
• jeśli jesteś użytkownikiem Serwisu:
  1. adres IP,
  2. data i czas serwera,
  3. lokalizacja urządzenia końcowego z którego użytkownik łączy się z Serwisem,
  4. parametry techniczne urządzenia i oprogramowania wykorzystywanego przez użytkownika,
  5. dane o przeglądanych w Serwisie treściach (np. sposób przechodzenia pomiędzy podstronami Serwisu).

4. Komu ujawniamy Twoje dane osobowe

W naszej działalności korzystamy ze wsparcia wyspecjalizowanych zewnętrznych podmiotów, które mogą lub muszą mieć dostęp do niektórych Twoich danych – są to między innymi podmioty świadczące dla nas usługi z zakresu rachunkowości i obsługi księgowej oraz dostawcy systemu rezerwacji online. Twoje dane osobowe ujawniamy w wymaganym zakresie organom administracji państwowej, uprawnionym do tego z mocy prawa (jak np. organy podatkowe). Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane również w systemie informatycznym, znajdującym się w części w tzw. publicznej chmurze obliczeniowej dostarczanej przez podmioty zewnętrzne. Niektóre z opisanych wyżej operacji wiążą się z przesyłaniem Twoich danych osobowych do tzw. krajów trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), gdzie nie ma zastosowania RODO. Dzieje się to jednak zawsze w oparciu o instrumenty prawne przewidziane w RODO, gwarantujące adekwatną ochronę Twoich praw i wolności. W stosownych umowach z tymi podmiotami zagwarantowaliśmy, że powierzone im Twoje dane mają być chronione zgodnie z RODO i nie będą transferowane do krajów trzecich. Nagrania z monitoringu nie są udostępniane podmiotom trzecim, za wyjątkiem sytuacji, w których uprawnione do tego na podstawie przepisów prawa służby, organy lub instytucje występują o uzyskanie dostępu do nagrań.

5. Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe

Dane naszych Gości związane z zawarciem i wykonaniem umowy o świadczenie usług hotelarskich, w tym dane dotyczące zameldowania, rezerwacji i organizacji pobytu w naszym hotelu przechowujemy przez cały okres pobytu, zaś po wymeldowaniu przez okres niezbędny do wykazania, zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń przewidzianych prawem. Dane osobowe naszych Gości oraz osób dokonujących rezerwacji bądź uiszczających opłat w imieniu naszych Gości będziemy przetwarzać tak długo, jak to jest niezbędne do celów podatkowych. Przetwarzanie danych oparte o zgodę, jako przesłankę legalizacyjną, trwa do czasu wycofania zgody. Nagrania z monitoringu przechowywane są przez 3 miesiące, chyba że zaistnieje uzasadniona potrzeba zabezpieczenia określonych nagrań na dłużej.

6. Jak umożliwiamy Ci realizację Twoich praw

Dokładamy wszelkich starań, abyś był zadowolony ze współpracy z nami. Pamiętaj jednak, że przysługuje Ci wiele uprawnień, które pozwolą Ci wpłynąć na sposób w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe, a w niektórych wypadkach spowodować zaprzestanie takiego przetwarzania. Te prawa to:

• prawo dostępu do danych osobowych (uregulowane w art. 15 RODO)
• prawo do sprostowania danych (uregulowane w art. 16 RODO)
• prawo do usunięcia danych (uregulowane w art. 17 RODO)
• prawo do ograniczenia przetwarzania (uregulowane w art. 18 RODO)
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (uregulowane w art. 21 RODO)
• prawo do przenoszenia danych (uregulowane w art. 20 RODO)

7. Skarga do organu nadzorczego

Zgodnie z art. 77 RODO przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia, jeżeli sądzisz, że przetwarzanie danych osobowych Ciebie dotyczące narusza przepisy RODO. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), do którego możesz złożyć skargę m.in.:

• pocztą tradycyjną na adres: ul. Stawki 2, 00-913 Warszawa,
• w formie elektronicznej na formularzu za pośrednictwem systemu ePuap2

Bardziej szczegółowe informacje (w tym aktualne numery telefonów i adresy email) możesz uzyskać również na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) prowadzonej pod adresem: https://uodo.gov.pl/ Jeżeli chcesz skontaktować się z innym organem nadzoru odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych – odwiedź stronę internetową Europejskiej Rady Ochrony Danych dostępną pod adresem: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_pl

8. Czy podanie danych jest konieczne

Zbieramy Twoje dane osobowe w zakresie koniecznym do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług hotelarskich. Część danych jest również niezbędna do realizacji przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa (przepisy podatkowe, przepisy o rachunkowości itd.). Niepodanie przez Ciebie danych osobowych niestety uniemożliwi zawarcie i realizację umowy o świadczenie usług hotelarskich. W celu korzystania z naszego Serwisu nie musisz również udostępniać nam informacji zawartych w plikach cookies. Możesz temu zapobiec poprzez usunięcie plików cookies oraz zmianę ustawień plików cookies w Twojej przeglądarce. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Pamiętaj jednak, że zmiana ustawień plików cookies w ten sposób, że zablokowana zostanie możliwość wykorzystania informacji w nich zawartych, może powodować trudności w korzystaniu z Serwisu.

9. Skąd mamy Twoje dane osobowe

W przypadku:

• świadczenia przez nas usług hotelarskich – dane osobowe związane z zawarciem i wykonywaniem umowy o świadczenie usług hotelarskich pozyskujemy bezpośrednio od naszych Gości lub od podmiotów, które w imieniu naszych Gości dokonują rezerwacji bądź uiszczają opłaty związane z pobytem w naszym hotelu,
• monitoringu wizyjnego – wizerunek naszych Gości jest utrwalany za pomocą kamer w momencie, gdy znajdują się oni na obszarze objętym monitoringiem wizyjnym,
• korzystania z naszego Serwisu – dane pozyskiwane w trakcie korzystania z naszego Serwisu, w tym dane eksploatacyjne i związane z plikami cookies pozyskujemy w sposób automatyczny.

10. Przetwarzanie zautomatyzowane i profilowanie

Dane osobowe związane z zawarciem i wykonywaniem umowy o świadczenie usług hotelarskich nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz poddawane profilowaniu w rozumieniu przyjętym przez RODO. Dane zbierane za pośrednictwem naszego Serwisu, tym dane eksploatacyjne i związane z wykorzystaniem plików cookies są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz mogą być poddawane profilowaniu w rozumieniu przyjętym przez RODO.